Anexa privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Prezenta anexă face parte din Acordul de utilizare gratuită NeVedem acceptat de Participant și se aplică din momentul în care acesta introduce în platformă date personale reale.
1 Obiect și roluri
1.1 Participantul, identificat prin datele completate și confirmate în formularul de înscriere, stabilește scopurile și regulile activității sale, datele care sunt introduse în NeVedem, persoanele care primesc acces și durata de păstrare necesară activității. Participantul este operatorul acestor date.
1.2 PILȚU MIHAI-EMILIAN, persoană fizică, identificat conform acordului principal, contact@nevedem.app, 0750 454 587, este persoana împuternicită de Participant și prelucrează datele numai pentru furnizarea, securizarea, administrarea, diagnosticarea și încetarea accesului la NeVedem, în limitele instrucțiunilor documentate ale Participantului.
1.3 Angajații, specialiștii și colaboratorii Participantului care folosesc aplicația sunt utilizatori autorizați ai Participantului. Ei nu sunt subîmputerniciți ai NeVedem.
2 Detaliile prelucrării
| Element | Conținut aplicabil utilizării |
|---|---|
| Obiect | Prelucrarea datelor reale introduse de Participant în NeVedem pentru organizarea și gestionarea programărilor. |
| Durată | Durata acordului, plus perioadele tehnice de export, ștergere și rotație a copiilor de siguranță prevăzute la secțiunea 9. |
| Natura operațiunilor | Colectare prin paginile de programare, înregistrare, organizare, afișare autorizată, stocare, actualizare, transmitere de notificări când modulul este permis, export, jurnalizare tehnică, backup, restaurare și ștergere. |
| Scop | Programarea serviciilor, administrarea calendarului, alocarea specialistului, comunicarea operațională despre programare, suportul tehnic, securitatea și continuitatea serviciului. |
| Persoane vizate | Clienți și potențiali clienți; angajați, specialiști, colaboratori și reprezentanți ai Participantului. |
| Date despre clienți | Nume, telefon, e-mail dacă este furnizat, serviciul solicitat, specialistul, data, ora, durata, locația, starea programării, mesajele și notele operaționale necesare programării. |
| Date despre personal | Nume, date de contact profesionale, rol, program, disponibilitate, servicii, drepturi de acces și evenimente tehnice asociate contului. |
| Date tehnice | Adresă IP, momente de acces, identificatori de sesiune, evenimente de securitate, jurnale de livrare și informații necesare diagnosticării. |
| Date speciale | Nu sunt autorizate date privind sănătatea, diagnostice, tratamente, origine rasială sau etnică, convingeri, date biometrice ori alte categorii speciale. Folosirea lor necesită analiză și act adițional înainte de introducere. |
| Teritoriu | Aplicația, baza de date și serverul de email Stalwart sunt găzduite pe infrastructura netcup din Nürnberg, Germania. Copiile protejate și furnizorii acestora sunt documentați în registrul subîmputerniciților. |
3 Instrucțiunile Participantului
3.1 Instrucțiunile documentate rezultă din acord, configurările efectuate de administratorul firmei, cererile transmise prin contact@nevedem.app și operațiunile permise de interfața NeVedem.
3.2 Dacă o instrucțiune pare să încalce legislația privind protecția datelor, Furnizorul informează Participantul înainte de executare, în măsura permisă de lege, și poate suspenda numai operațiunea afectată până la clarificare.
3.3 Participantul se asigură că are un temei legal pentru datele introduse, furnizează informările necesare persoanelor vizate și nu introduce date excesive sau date speciale neautorizate.
4 Confidențialitate și controlul accesului
4.1 Persoanele care administrează tehnic NeVedem primesc numai accesul necesar, sunt obligate la confidențialitate și folosesc datele exclusiv pentru suport, securitate, mentenanță sau executarea instrucțiunilor Participantului.
4.2 Participantul acordă, modifică și retrage accesul utilizatorilor săi. Conturile sunt individuale; parolele și sesiunile nu se partajează între utilizatori.
4.3 Accesul administrativ la infrastructură este separat de accesul utilizatorilor firmei și este limitat la persoanele autorizate de Furnizorul.
5 Măsuri tehnice și organizatorice
- comunicații publice protejate prin HTTPS și administrare prin SSH cu chei criptografice; autentificarea SSH prin parolă și accesul SSH direct al utilizatorului root sunt dezactivate;
- firewall care expune public numai serviciile necesare; baza de date nu este expusă public;
- conturi individuale, drepturi pe rol și separarea logică a datelor fiecărei firme;
- parole stocate prin funcții criptografice adecvate și sesiuni cu durată limitată și revocare;
- actualizări de securitate, jurnale tehnice, limitarea cererilor și detectarea accesului neobișnuit;
- copii de siguranță la aproximativ șase ore, verificări SHA-256 și restaurare periodică într-o bază izolată;
- copii secundare protejate, criptate înainte de transfer, cu acces separat de utilizarea aplicației;
- procedură de limitare, investigare, documentare și notificare a incidentelor;
- exportul și ștergerea controlată a datelor la încetarea utilizării.
6 Subîmputerniciți și transferuri
6.1 Participantul acordă autorizație generală pentru folosirea subîmputerniciților înscriși în tabelul de mai jos, în condițiile prezentei secțiuni.
6.2 Subîmputerniciții sunt furnizori externi folosiți de NeVedem pentru operațiuni tehnice care implică datele Participantului. Utilizatorii autorizați ai Participantului nu sunt subîmputerniciți.
6.3 Furnizorul impune fiecărui subîmputernicit obligații de protecție a datelor adecvate serviciului și rămâne răspunzător față de Participant pentru obligațiile care îi revin potrivit anexei.
6.4 Adăugarea sau înlocuirea unui subîmputernicit se comunică, de regulă, cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte. Participantul poate formula în 7 zile o obiecție justificată privind protecția datelor. Într-o urgență de securitate, schimbarea poate fi aplicată imediat, iar informarea este transmisă fără întârziere nejustificată.
6.5 Sistemul de email. Căsuțele, conținutul mesajelor și trimiterea/primirea SMTP/IMAP sunt gestionate prin Stalwart pe VPS-ul dedicat netcup din Nürnberg, Germania, administrat direct de Furnizor. Serviciul activ nu depinde de vechiul server local sau de un tunel către calculatorul local.
6.6 Serverele NeVedem sunt administrate direct de Furnizor. Sistemul administrat direct nu este un subîmputernicit distinct; netcup furnizează infrastructura. Calculatorul local nu găzduiește serviciul de email activ.
| Subîmputernicit | Serviciu | Locație |
|---|---|---|
| netcup GmbH | Găzduirea aplicației, bazei de date și VPS-ului de email Stalwart | Nürnberg, Germania, SEE |
| Microsoft / OneDrive, pentru copiile criptate configurate | Stocarea arhivelor criptate înainte de încărcare; cheile sunt păstrate separat | Conform locațiilor și garanțiilor documentate în registrul furnizorilor |
7 Cereri, incidente și cooperare
7.1 Furnizorul sprijină Participantul, prin funcțiile disponibile și informațiile tehnice rezonabile, pentru acces, rectificare, export, restricționare, ștergere și celelalte cereri ale persoanelor vizate.
7.2 Furnizorul notifică Participantul fără întârziere nejustificată după ce ia cunoștință de o încălcare a securității care privește datele acestuia și comunică informațiile disponibile despre natură, impact, măsuri și evoluție.
7.3 Participantul decide și efectuează, când legea o impune, notificările către persoanele vizate și autoritatea de supraveghere. Furnizorul furnizează informațiile tehnice rezonabil necesare.
7.4 Furnizorul asistă Participantul, în limite proporționale cu natura utilizării și informațiile disponibile, pentru securitate, evaluarea impactului și consultarea prealabilă.
8 Evidențe și verificări
8.1 Furnizorul pune la dispoziție informațiile rezonabil necesare pentru demonstrarea respectării obligațiilor din anexă și permite verificări proporționale, convenite în prealabil.
8.2 Verificările nu pot expune datele altor firme, parole, chei criptografice, configurații sensibile sau informații a căror divulgare ar reduce securitatea platformei.
8.3 Fiecare Parte suportă propriile costuri interne ale verificării. Prezentul acord gratuit nu creează o obligație de plată pentru audit sau asistență; verificările se organizează proporțional, cu protejarea securității și a datelor altor firme.
9 Returnarea și ștergerea datelor
9.1 La încetarea utilizării, Participantul poate solicita exportul datelor într-un format disponibil în platformă. După export sau, dacă exportul nu este solicitat, după maximum 30 de zile, datele active de programare sunt șterse, cu excepția celor pe care legea impune să fie păstrate. Pentru căsuțele de email se aplică 90 de zile de grație pentru export, cu accesul și trimiterea suspendate imediat la încetare; apoi sunt șterse automat.
9.2 Copiile tehnice primare ale aplicației și emailului sunt rotite după maximum 3 zile. Copiile secundare verificate sunt rotite după maximum 30 de zile. Datele șterse din mediul activ pot rămâne în copii până la expirarea ciclului corespunzător și nu sunt folosite în alt scop.
9.3 Dacă o copie este restaurată, Furnizorul reaplică, înainte de reluarea utilizării normale, ștergerile și restricțiile intervenite după data copiei, în măsura în care sunt identificabile din evidențele disponibile.
9.4 Durata păstrării datelor în mediul activ pe parcursul utilizării este stabilită de Participant în funcție de scopurile și obligațiile sale. La cerere, Furnizorul configurează sau aplică regulile tehnice disponibile.
10 Dispoziții finale și acceptare online
10.1 Prezenta anexă documentează instrucțiunile obligatorii pentru folosirea datelor reale în utilizarea NeVedem. În caz de neconcordanță privind protecția datelor, această anexă prevalează față de prevederile generale ale acordului.
10.2 Dacă Furnizorul nu poate respecta o obligație esențială, informează Participantul. Participantul poate suspenda prelucrarea datelor reale sau poate înceta utilizarea.
10.3 Orice utilizare a datelor speciale, activare a unui transfer internațional nedocumentat ori schimbare materială a scopurilor necesită clarificare și documentare înainte de activare.
10.4 Participantul acceptă anexa prin bifarea distinctă din formular și confirmarea linkului transmis la adresa sa de e-mail. Evidența electronică păstrează identitatea declarată, versiunea și amprenta documentului, data și datele tehnice ale acceptării.
Acest document se acceptă online împreună cu datele declarate în formular și confirmarea adresei de e-mail.